Zoeken

Privacyreglement Dven

Privacyreglement van DVEN Accountants Adviesgroep

In dit reglement laat DVEN Accountants Adviesgroep (hierna te noemen DVEN) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in onze hedendaagse informatiemaatschappij en daar waar het de relatie tussen de consument en het bedrijfsleven betreft. Bedrijven en organisaties hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Zij zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van consumenten. Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities
Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de organisatie. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen een bedrijf of organisatie plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke
Het bedrijf of de organisatie is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens het bedrijf of de organisatie worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: verzamelen, vastleggen en ordenen, bewaren, bijwerken en wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden.
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de wet op de loonheffing en WWFT, kunnen de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd zijn, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag.
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking;
  • noodzakelijk is om een verplichting na te komen die in de wet staat;
  • noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is;
  • noodzakelijk is om vitale belangen van de betrokkene te beschermen of voor de vervulling van een taak van algemeen belang;
  • noodzakelijk is voor de behartiging ven de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Wijze van verwerking.
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

DVEN zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt DVEN alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Doorgifte (artikel 44 t/m 50 AVG).
DVEN geeft in de regel geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie
Informatieplicht (artikel 13,14 AVG).
DVEN informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan DVEN geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop DVEN met persoonsgegevens om zal gaan. Dit gebeurt middels dit privacyreglement bij het sluiten van een opdrachtbevestiging.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering.
DVEN bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de aan haar opgedragen werkzaamheden. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20 AVG).
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd en bestaan uit de volgende rechten:

  • recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om DVEN te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;
  • inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt;
  • correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij DVEN om dit te corrigeren;
  • recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan DVEN te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;
  • recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. DVEN zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek.
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. DVEN heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal DVEN laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij DVEN, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit. Aan de hand van een verzoek kan DVEN aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Plichten van DVEN
Register van verwerkingen.
DVEN is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan DVEN de verwerkingsverantwoordelijke is.

Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • de naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
  • de doelen van de verwerking;
  • een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
  • een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
  • de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
  • een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35 AVG).
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (PIA) worden de effecten en risico's van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. DVEN voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare bestanden plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39 AVG).
DVEN heeft geen FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de Autoriteit. Een verwerking van persoons-gegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met Bob van der Velde, mailadres: bvandervelde@dven.nl.

Datalekken (Artikel 33,34 AVG)
Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt DVEN dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt DVEN dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Deze procedure is mede vastgelegd in ons interne Protocol Datalekken.